La nueva plataforma que digitaliza el proceso de Evaluación académica permite a las comisiones evaluadoras de todas las facultades e institutos enviar electrónicamente los antecedentes de los académicos que deseen postular a los rangos de asociado o titular- a la Comisión Superior de Evaluación Académica de la Universidad de Chile, simplificando el proceso y generando múltiples beneficios.
Durante el mes de enero se realizó la última reunión de coordinación a la que asistieron los Presidentes y las Secretarias de todas las unidades académicas, a quienes se informó e instruyó en el uso e implementación del nuevo sistema. En esa oportunidad, además de aclarar dudas a los funcionarios, se les explicó el proceder respecto a la plataforma y se acordó una agenda de capacitaciones dentro de las tres primeras semanas de marzo que fue aplicada a las siguientes unidades académicas:
- Facultad de Arquitectura y Urbanismo
- Facultad de Derecho
- Facultad de Ciencias
- Facultad de Ciencias Sociales
- Facultad de Artes
- Facultad de Filosofía y Humanidades
- Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias
- Facultad de Ciencias Agronómicas
- Instituto de Comunicación e Imagen
- Facultad de Medicina
- Instituto de Asuntos Públicos
- Instituto de Nutrición y Tecnología de los Alimentos
- Instituto de Estudios Internacionales
- Facultad de Ciencias Químicas y Farmaceúticas
- Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas
- Facultad de Economía y Negocios
- Facultad de Odontología
- Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservación de la Naturaleza
Según explica el Secretario de la Comisión Superior de Evaluación, Sr. Ulises Faúndez, los cambios que generará la aplicación de esta nueva plataforma en las 16 unidades ya capacitadas, se basan en que "en esta primera etapa la persona postula con sus antecedentes ante la Comisión de su Facultad o Instituto, entregando los antecedentes en formato digital y procesados en medio magnético. Luego, los documentos serán enviados a la comisión superior vía online, quedando un archivo de registro de envío y recibo para ambas partes en la plataforma, que suple la lista en papel que se utilizaba hasta hace poco".
Así, esta nueva plataforma optimizará el tiempo y fortalecerá el respaldo de las postulaciones, para mejor trabajo secretarial y apoyo de las reuniones de trabajo evaluador, generando diversos beneficios :" primero se va ahorrar papel, segundo vamos a poder almacenar mejor la información que pasará a formar parte de un gran archivo digital; en él, quedará registrada toda la información de los postulantes; nosotros, como Secretaría de la Comisión Superior , vamos a ir descargando esta información, generando las Tablas de sesión y alimentando nuestra propia base de datos, de manera mucho más completa, estandarizando el proceso" destacó Faúndez.-
Además de todo lo anterior- y a diferencia de cómo sucedía con las postulaciones a través del papel- la nueva plataforma digital permite actualizar la documentación entregada y activa un sistema que avisa a la Comisión Superior sobre el cumplimiento de plazos de evaluación, informando cuántos días quedan para analizar y evaluar cada caso, dentro de los tiempos reglamentarios establecidos.
Finalmente, Evaluación Académica genera la digitalización instantánea de Actas y Tablas para las sesiones de las Comisiones de facultad y Comisión Superior. De esta manera, los(as) secretarios(as) de cada comisión irán integrando tablas, actas y planillas estructuradas y estandarizadas que serán completadas al momento de realizarse la reunión, generando un registro de acceso inmediato que podrá ser revisado por los integrantes de las comisiones antes o después de cada evaluación y desde cualquier punto de acceso a la web.
Según plantea Faúndez "lo que hay que informar a los funcionarios y académicos es que, a partir del 1 de abril, va a cambiar la modalidad de presentación de los antecedentes frente a las Comisión de Facultad/Instituto. A contar de esa fecha, no se recibirá ningún material en papel, sino que solamente se recibirán documentos digitales. Ahora bien, en caso de que algún(a) académico(a) quiera presentar como antecedente un libro o algún documento extenso, no parece necesario escanearlo completo, sino las páginas principales en las que se indexa el contenido y la autoría del documento; obviamente, si la respectiva Comisión desea conocer el documento original puede hacerlo con todo derecho".
Así, luego de la entrega de antecedentes por parte de los académicos postulantes a ascenso, cada Facultad deberá entregar a los académicos algún tipo de documento escrito o digital, que signifique una constancia de recibo de los documentos de postulación.
Cabe destacar que, la aplicación de la plataforma Evaluación Académica se realizará mediante dos etapas, en la primera (y actual) la Comisión Superior de Evaluación Académica y las comisiones locales son los encargados de realizar los procedimientos en línea. En una segunda etapa, cada académico podrá ingresar directamente al sistema, revisar el estado de su proceso, y vincularse directamente con la comisión de su Facultad o Instituto. Además de ello, los resultados de la Evaluación Académica se integrarán con el sistema Portafolio del Académico.
Evaluación Académica es una plataforma desarrollada como parte del Plan de Modernización de la Gestión Institucional (PMGI) coordinado por la Dirección de Gestión Institucional (DGI) en un trabajo conjunto con la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información (STI). Este sistema es utilizado por las comisiones de evaluación de las 18 unidades académicas, siendo coordinadas por la Comisión Superior de Evaluación Académica de la Universidad de Chile.